به گزارش روابط عمومی دفتر تبلیغات اسلامی اصفهان، محمود متین‌فر، مشاور، مدرس و منتور چابک در وبینار «رهبری چابک؛ مهارت هدایت تیم‌ها در دنیای بی‌ثبات و پرچالش» که به همت مدرسه فناوری فانوس و خانه فناوری‌های فرهنگی اصفهان وابسته به دفتر تبلیغات اسلامی اصفهان برگزار شد، ضمن بیان این مطلب که رهبری چابک نه یک انتخاب، بلکه یک ضرورت است، اظهار کرد: بهترین نوع رهبری برای شرایط بی ثبات، پیچیده و مبهم امروزی، رهبری چابک محسوب می‌شود.

وی در پاسخ به اینکه چابک از کجا آمده است، گفت: در دهه ۱۹۹۰ در صنعت توسعه نرم‌افزار چالش‌هایی به‌وجود آمد؛ برای مثال محصول دیر به بازار می‌رسید، وقتی هم می‌رسید، نیاز رفع شده بود یا اینکه بازدهی لازم در بازار وجود نداشت؛ این بحران‌ها سبب شد که کارشناسان نرم‌افزار به فکر پیداکردن راه‌حل بیفتند؛ پس در سال ۲۰۰۱ دور هم جمع شدند و برای رسیدن به یک راه‌حل، بیانیه چابک را صادر کردند.

این مشاور، مدرس و منتور چابک با بیان اینکه مانیفست چابک چهار ارزش و ۱۲ اصل دارد، ادامه داد: ما چون از رهبری چابک حرف می‌زنیم، خود فرایند و اجرای آن یک بحث است و ایجاد فرهنگ چابک و اینکه این فرهنگ در سطح سازمان و تیم ما جاری و ساری باشد، یک بحث دیگر. اگر ما ارزش‌ها و فرهنگ چابک را در تیم نداشته باشیم و صرفاً فرایندها و روش‌های آن را پیاده کنیم، بیشتر با چابک بازی می‌کنیم تا آن را پیاده کرده باشیم.

وی اضافه کرد: ارزش‌های چابک عبارتند از ۱ ـ افراد و تعاملاتشان بر ابزار و فرایندها اولویت دارند؛ به عبارتی تیم‌های چابک برای کارهای گروهی بیشتر از کارهای مستقل ارزش قائل می‌شوند. ۲ ـ عملکرد از مستندسازی مهم‌تر است؛ اگر محصول کارکننده و یا فعالیت قابل استفاده داشته باشیم، ارزشمندتر از این است که مستندات جامع تولید کنیم. ۳ ـ همکاری مهم‌تر از قرارداد است؛ اینکه بتوانیم برای مشتری ارزش قائل شویم و با او مذاکره کنیم، اولویت بیشتری نسبت به زمانی دارد که مذاکره بر سر قرارداد داشته باشیم. ۴ ـ استقبال از تغییرات مهم‌تر از پیروی از یک طرح است. دنیای امروز، دنیای نوسانات و مهم این است که وقتی اتفاق جدیدی می‌افتد، سریع بتوانیم خود را با آن سازگار کنیم.

چابک چیست
متین‌فر در پاسخ به این پرسش که چابک چیست، بیان کرد: چابک، طرز تفکر و جهان‌بینی است که بر تقسیم و تجزیه پروژه‌های بزرگ به وظایف کوچکتر و قابل کنترل‌تر تمرکز دارد و در پی آن است که بتوان در چند مرحله به یک هدف بزرگ رسید. رهبری چابک هم به مدیریت یک تیم ذیل چارچوب چابک گفته می‌شود؛ به عبارت دیگر رهبری چابک، سبکی از مدیریت است که در بعضی از منابع، سبک مستقل معرفی شده؛ اما در بعضی از منابع دیگر زیرمجموعه رهبری مشارکتی قرار دارد؛ البته امروزه سبکی شناخته می‌شود که میان رهبری مشارکتی و رهبری تفویضی است.

وی تصریح کرد: رهبری چابک، سبکی از مدیریت است که آرامش را در مواجهه با فشارها حفظ کند، واکنش مؤثری به شرایط خاص داشته باشد، نوآوری‌ها را بپذیرد و از آن استقبال کند و کارکنان و اعضای تیم را در تصمیم‌گیری مشارکت دهد؛ به‌علاوه سازمان‌ها و رهبران چابک به افراد اولویت می‌دهند، به نیازهای مشتری توجه و بر آن تمرکز می‌کنند و می‌توانند در دوران بحران برای طرح‌های خود تلاش کنند.

این مشاور، مدرس و منتور چابک با اشاره به سخنی از مهاتما گاندی که می‌گوید: «همان تغییری باش که می‌خواهی در دنیا ببینی» اظهار کرد: یعنی اگر شما در مقام رهبر چابک می‌خواهید تیم‌تان را تغییر دهید، باید خودتان تغییر کنید. با این مقدمه به سراغ اصول رهبری چابک می‌رویم.

وی افزود: اصول رهبری چابک عبارت است از ۱ ـ همکاری و ارتباط سازنده ۲ ـ رضایت مشتری که از بالاترین اولویت تیم‌های چابک است. تیم‌های چابک از طریق خلق ارزش برای مشتری، رضایت او را جلب می‌کنند. ۳ ـ استقبال از تغییرات ۴ ـ تحویل مستمر و سریع ۵ ـ سادگی ۶ ـ سازگاری و انعطاف‌پذیری ۷ ـ تیم‌های خودسازمان‌ده و ۸ ـ چندتخصصی‌بودن.

متین‌فر در تعریف تیم‌های خودسازمان‌ده گفت: خودسازمان‌ده به تیم‌هایی گفته می‌شود که خودشان تصمیم می‌گیرند چه کاری را در چه زمانی و چگونه انجام دهند. در این تیم‌ها باید تفویض اختیار انجام شود.

وی با بیان اینکه هفت سطح تفویض اختیار وجود دارد، ادامه داد: این سطوح عبارت است از ۱ ـ من در مقام مدیر تصمیم می‌گیرم و به اعضای تیم می‌گویم که چه کاری انجام دهند. این همان سبک سنتی مدیریت است. ۲ ـ من در مقام مدیر تصمیم می‌گیرم و سعی می‌کنم میان اعضا رقابت ایجاد کنم. ۳ ـ من با اعضای تیم مشورت می‌کنم و بعد تصمیم می‌گیرم. ۴ ـ همه با هم تصمیم می‌گیریم. ۵ ـ من در مقام مدیر توصیه می‌کنم و خود اعضای تیم تصمیم می‌گیرند. ۶ ـ تصمیم‌گیری به تیم واگذار می‌شود و من در مقام مدیر پرس‌وجو می‌کنم. ۷ ـ کاملاً به اعضا تفویض اختیار می‌شود.

تکنیک‌های رهبری چابک
این مشاور، مدرس و منتور چابک تأکید کرد: تکنیک‌های کلیدی رهبری چابک شامل این موارد است: ۱ ـ رهبران چابک به‌طور آشکار و شفاف با اعضای تیم ارتباط برقرار می‌کنند. اولویت آنان این است که موانع را حذف کنند تا اعضای تیم بتوانند به خواسته‌های خود برسند. با برقراری این ارتباط مؤثر، خود رهبران چابک هم می‌توانند موانع موفقیت را پیش‌بینی کنند و از بین ببرند.

وی اضافه کرد: ویژگی دوم، گوش‌کردن است. رهبران چابک هم خوب گوش می‌دهند و هم خوب مشاهده می‌کنند که این ویژگی سبب ایجاد حس مربی‌گری هم می‌شود. ۳ ـ عوامل خارجی: رهبران چابک عوامل خارجی را هم بررسی می‌کنند. آن‌ها می‌دانند که چگونه تغییرات بازار اقتصاد و… می‌تواند بر کسب‌وکار و فضای تیمشان تأثیر بگذارد؛ پس دائماً به بررسی عوامل خارجی می‌پردازند.

متین‌فر گفت: فرض کنید که ما رهبری چابک را انتخاب کردیم و در پی پیاده‌سازی اصول و ارزش‌های آن هستیم. در اینجا چند تکنیک وجود دارد که به آن‌ها می‌پردازیم؛ مهم‌ترین کار، تدوین چشم‌انداز است. اکنون دنیای نوشتن استراتژی‌های چندساله تمام شده است. ما باید یک عبارت را به‌مثابه چشم‌انداز سازمان مشخص کنیم و ذیل آن هدف‌گذاری‌های کوتاه‌مدت واقعی و قابل اندازه‌گیری قرار دهیم.

وی با بیان اینکه در روش‌های چابک مفهومی با عنوان «بک لاگ» یا فهرست کارها وجود دارد، افزود: فهرست کارهایی که برای رسیدن به اهداف باید انجام دهیم، در بک‌لاگ مشخص می‌شود. برای نوشتن فهرست کارها، من در مقام رهبر چابک باید از اعضای تیم نظرخواهی کنم. بک‌لاگ یک ویژگی مهم دارد و آن اینکه همیشه اولویت‌بندی شده است. آیتم‌هایی که بالاتر هستند، اولویت بیشتری دارند.

این مشاور، مدرس و منتور چابک ادامه داد: فرض کنید فهرست کارها مشخص شد. حالا می‌خواهیم با استفاده از روش‌های چابک، تیم را مدیریت کنیم. ابتدا با اصطلاح «اسپرینت» آشنا می‌شویم. اسپرینت بازه‌ای زمانی است که ما سعی می‌کنیم بخشی از کارها را انجام دهیم. گفتیم چابک کارها را به واحدهای کوچکتر و قابل‌کنترل‌تر تقسیم می‌کند که این تقسیم در قالب اسپرینت انجام می‌شود. ما بعد از اینکه اسپرینت را تدوین کردیم، با اعضای تیم جلسه می‌گذاریم و تعیین می‌کنیم که چه کسی چه کاری انجام دهد و این همان شفافیت، تأثیرگذاری اعضای تیم بر تصمیمات و تیم خودسازمان‌ده است.

وی ضمن بیان این مطلب که در روش‌های چابک‌، روند پیشرفت کار را در قالب جلسات کوتاه روزانه یا «دیلی استندآپ» ارزیابی می‌کنیم، گفت: این جلسات سه ویژگی مهم باید داشته باشد: ۱ ـ حداکثر ۱۵ دقیقه باشد. ۲ ـ مکان ثابت داشته باشد. ۳ ـ زمان ثابت داشته باشد. در این جلسات، افراد درباره فعالیت‌هایی که انجام داده‌ و چالش‌هایی که در این مسیر با آن‌ها روبه‌رو بوده‌اند، گزارش می‌دهند.

متین‌فر بیان کرد: در انتهای اسپرینت، اعضای تیم دور هم جمع می‌شوند و اگر روی محصول کار میکنند بخشی از محصول که انجام شده است را ارائه می کنند و اگر فعالیتهایی رو انجام داده باشند به ارائه و بررسی نتایج فعالیت‌های انجام شده می پردازند. در این جلسات علاوه بر اعضای تیم، ذی‌نفعان و مدیران کسب‌وکار هم شرکت می کنند. در نهایت اعضای تیم چابک، فعالیتشان را نقد و ارزیابی می‌کنند. برای مدیریت بهتر کارها در روش های چابک از اجایل برد استفاه می شود که این بردها می تواند بصورت فیزیکی باشد و هم میتوان از بوردهای مجازی یعنی نرم افزارهای مدیریت وظایف و کارها استفاده کرد.

وی در پایان با اشاره به سخنی از پیتر دراکر که می‌گوید: «فرهنگ، استراتژی را به‌مثابه صبحانه می‌خورد»، اظهار کرد: در پیاده‌سازی سبک چابک باید صبور بود. در دنیای کنونی، تیم‌ها و سازمان‌هایی موفق می‌شوند که رهبری چابک دارند. دوران رهبران پشت میزنشین و دستورده تمام شده و نوبت به رهبران عمل‌گرا و انعطاف‌پذیر رسیده است.